قبل البدء بعملية تثبيت البرنامج, يفضّل إغلاق البرامج الأخرى التي تعمل على الحاسوب.
بعد فتح الموقع (fcsys.net) الخاص بشركة المستقبل نضغط على تحميل برنامج كريستال حيث بعدها يتم التحميل.

نقوم بفتح المجلد ثم نضغط على الملف التنصيبي (Setup) مرّتين أو نضغط علي يمين الفأرة ثم نختار'فتح'  ثم التالي للبدء بعملية التنصيب.

بعد ذلك تظهر شاشة تعريفيّة باسم البرنامج و رقم إصداره إضافةًإلى الشركة المصنّعة. نضغط على الزر 'التالي' لتثبيت البرنامج أو على الزر 'إلغاء' لإغلاق عملية التثبيت. كما يوضح الشكل التالي.

بعد ذلك لا بدّ من الموافقة على اتفاقية الترخيص الخاصّة بالبرنامج كي نتمكّن من إكمال عملية التثبيت و يكون ذلك بالنقر بواسطة الفأرة علىمربّع التحقّق الذي يظهر بالشكل التالي ثم الضغط على زر 'التالي'.

بعد ذلك يتوجّب علينا تحديد مسار المجلد الذي سوف يتمّ تنصيب البرنامج داخله (تحديد مسار البرنامج), إضافةإلى تعيين المسار المحدّد للبرنامج في قائمة ابدأ الخاصة بجهازك, و يتمّ تحديد المسار بالضغط على كلمة ’استعراض’ في كلا الحالتين ثم الضغط على الزر 'التالي', كما يوضح الشكل التالي.

كما يمكنك من خلال العملية السابقة تحديد مسار البرنامج في أي مجلد آخر يتم اختياره من النافذة التي تظهر عند النقر على كلمة ’استعراض’, كما أنّه بالإمكان إلغاء عملية التثبيت بالضغط على الزر ’إلغاء’.

بعد تحديد المسارات و الضغط على الزر ’التالي’ تكون كافة البيانات قد استكملت, و بالضغط على الزر ’تثبيت’ تبدأ عملية تثبيت البرنامج, كما يوضح الشكل التالي.

بدايةً, و قبل البدء بالعمل على البرنامج, يتعيّن على المستخدم إنشاء ملف محاسبي جديد أو فتح ملف قد تم إنشاؤه مسبقا. يتمّ ذلك من خلال القائمة 'ملف' الموجودة في شريط القائمة الرئيسية ضمن البرنامج .

عند اختيارنا للأداة’انشاء ملف جديد’, الموجودة ضمن القائمة ’ملف’,تظهر النافذة ’إنشاء ملف جديد’, حيث يقوم المستخدم بكتابةاسم الملف و تحديد الفترة المحاسبيّة له و كتابة  اسم المستخدم و كلمة المرور الخاصّة به. كما يوضّح الشكل التالي.

 عند إدخال االبيانات المطلوبة و الضغط على الزر’إنشاء’ يقوم البرنامج بإنشاء الملف المحاسبي.

من ناحية اخرى, يتمّ فتح الملف المحاسبي في البرنامج باستخدام الأداة’فتح ملف’, الموجودة ضمن القائمة ’ملف’, حيث تظهر النافذة'إدارة الملفات'. و عند اختيار الملف و الضغط على الزر ’فتح’يطلب البرنامج من المستخدم إدخال اسم المستخدم و كلمة المرور. كما يظهر في الشكلين التاليين.

الشكل8- فتح ملف محاسبي في البرنامج.

بعد إدخال اسم المستخدم و كلمة المرور الصحيحة, يقوم البرنامج بفتح الملف المحاسبي و يعرض لنا في الواجهة الرئيسية كافة العمليّات الأساسيّة التي سوف يقوم بها المستخدم على الملف المحاسبي,(يعرضها على شكل أيقونات مرتّبة), و تصبح القوائم الرئيسيّة فعّالة, و يصبح البرنامج جاهزاًلإدخال البيانات و إنجاز المهام المختلفة.كما يوضح الشكل التالي.

يتم من خلال هذه القائمة تعريف الحسابات و العملاء و الموظفين و المواد في البرنامج, بالإضافة إلى تحديد و تخصيص أنواع الفواتير و القيود المحاسبيّة التي سوف يتم التعامل معها ضمن كريستال أيضاً. كما و يمكن من خلال هذه القائمة استيراد البيانات إلى البرنامج و تصديرها منه. 

بطاقة مستودع

و عند الضغط على الزر 'موافق'يقوم البرنامج بإضافة المستودع الجديد و حفظ بياناته.

بطاقة مجموعة

و عند الضغط على الزر 'موافق' تتم إضافة المجموعة الخاصة بالمواد إلى البرنامج.

بطاقة فئة (صنف)

و عند الضغط على الزر 'موافق' تتم إضافة الصنف الجديد إلى البرنامج.

بطاقة مادة

بطاقة مادّة مركّبة

دليل المستودعا

دليل الفئات (الأصناف) و  المواد

ملاحظة1

إنّ دليل المجموعات للمواد يعرض لنا المواد المعرّفة في البرنامج ضمن مجموعاتها بنفس طريقة دليل الفئات, و يمكن الوصول إلى هذا الدليل باختيارالأداة الفرعيّة ’دليل المجموعات’الموجودة ضمن الأداة 'المواد' في القائمة ’تعاريف’, فتظهر النافذة ’دليل مجموعات المواد’.

يمكّن البرنامج "كريستال" المستخدمين من تعريف عدد غير محدود من الحسومات و تطبيقها. و يتم ذلك من خلال الأداة ’أنواع الحسم’ الموجودة ضمن الأداة ’المواد’ في القائمة ’تعاريف’. فعند اختيارها تظهر النافذة ’أنواع الحسم’ و التي توجّهنا إلى نافذة أخرى, ’بطاقة حسم’, حيث يتم  تحديد اسم الحسم و نسبته.لاحظ الشكل التالي.

يعدّ دليل الحسابات أداة مهمّة في ’محاسبي’, حيث يعرض لنا شجرة الحسابات كاملة, كما يمكّننا من إضافة حساب أو تعديله, أو حتى حذف حساب (في حال عدم وجود حسابات فرعية أخرى مرتبطة به).

و يمكن الوصول إلى دليل الحسابات باختيار الأداةالفرعيّة ’دليل الحسابات’ الموجودة في القائمة ’تعاريف’,أو من خلال النقر على الأيقونة ’دليل الحسابات’ الموجودة على واجهة البرنامج الرئيسيّة. لاحظ الشكل التالي.

يقصد بالعملاء الزبائن و المورّدين و بالتالي فإنّ "كريستال" يتيح لنا تعريف بطاقة زبون و بطاقة مورّد و ذلك باستخدام الأداة’العملاء’ الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’. و يفضّل قبل إنشاء بطاقة عميلإنشاء بطاقة المجموعة التي سوف ينتمي إليها العميل سواء كان زبون أو مورّد. لاحظ الشكل التالي.

بطاقة مجموعة
يتمّ إنشاء بطاقة مجموعة خاصة بالعملاء في البرنامج من خلال الأداة الفرعيّة ’بطاقة مجموعة’ و الموجودة ضمن الأداة ’العملاء’ في القائمة ’تعاريف’.

يمكّن البرنامج "كريستال" المستخدم من تحديد نوع العملة التي سوف يتم التعامل معها و يسمح أيضاً بتحديد سعر صرفها.يتمّ ذلك باختيار الأداة 'بطاقة عملة' الموجودة في القائمة 'تعاريف' حيث تظهر النافذة ’بطاقة عملة’. عند إضافة البيانات المطلوبة والمرتبطة بالعملة المراد استخدامها في البرنامج (سعر الصرف, الدولة, ...) الى حقول البيانات في النافذة ثم الضغط على الزر ’تطبيق’يقوم البرنامج بحفظ بيانات العملة. لاحظ الشكل التالي.

ففي المثال الذي يظهر في الشكل السابق تمّ تعريف الدولار الأمريكي كعملة يتمّ اعتمادها في البرنامج "كريستال".

يتيح "كريستال" للمستخدمين إمكانية تعريف البنوك التي سوف يتم التعامل معها, و يقوم البرنامج بإنشاء حساب لكل من هذه البنوك. يتمّ ذلك من خلال استخدام الأداة’بطاقة بنك’ الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’. حيث تظهر نافذة ’البنوك’ و التي يتم من خلالها إضافة بيانات البنك.لاحظ الشكل التالي.

عندما نضغط على الزر ’جديد’ من أجل تعريف بنك, تظهر النافذة ’بطاقة البنك’ و التي نضيف من خلالها اسم البنك و الرمز ( رقم الحساب في البنك) و عند الضغط على الزر ’تطبيق’ يتم حفظ البيانات و إنشاء حساب للبنك في البرنامج. كما يظهر في الشكل التالي.
بعد اضافة البنك الرئيسية يمكنك اضافة البنك الفرعي كما في الشكل التالي باتباع نفس خطوات اضافة البنك الرئيسي

يتمّ من خلال الأداة ’أنواع القيود’ ضمن القائمة ’تعاريف’ تعريف و تخصيص كافة أنواع السندات و القيود التي سوف تستخدم في البرنامج, حيث بالإمكان إضافة أنواع جديدة من السندات أوتعديل بعض السندات الموجودة و المعرّفة في البرنامج مسبقا أو حتّى حذفها. فعند اختيار هذه  الأداة تظهر النافذة ’أنواع القيود’ و التي يمكن من خلالها القيام بالعمليات التي ذكرناها.لاحظ الشكل التالي.

عندما نضغط على الزر ’جديد’تظهر نافذة أخرى ’أنواع القيود’ أيضاً, و التي يمكن من خلالهاإدخال اسم القيد الجديد المراد تعريفه و تحديد نوعه و خصائصه. فعلى سبيل المثال و كما يظهر في الشكل التالي, تمّت إضافةنوع قيد جديد يدعى ’سند مالي’ و تمّ تحديد بعض خصائصه.


فور إنشاء نوع السند هذا و تعريفه يقوم البرنامج بإدراجه في قائمة ’السندات’ كي يتسنّى للموظفين (المستخدمين) استخدامه في ميدان العمل المحاسبي. لاحظ الشكلين التاليين.

من ناحية أخرى عندما نختار أحدأنواع القيود ’مقبوضات الصندوق’ على سبيل المثال و نضغط على الزر ’تعديل’ تظهر النافذة ’أنواع القيود’ و تعرض لنا القيد المراد تعديل خصائصه. لاحظ الشكل التالي.

عند تعديل البيانات في الحقول و الضغط على الزر ’تطبيق’ يتم حفظ التعديلات.

يتمّ من خلال الأداة ’أنواع الفواتير’ ضمن القائمة ’تعاريف’ تعريف و تخصيص كافة أنواع الفواتير التي سوف تستخدم في البرنامج, حيث بالإمكان إضافة أنواع جديدة من الفواتيرأو تعديل أنواع الفواتير الموجودة و المعرّفة في البرنامج مسبقا أو حتّى حذفها. فعند اختيار هذه الأداة تظهر النافذة ’أنواع الفواتير’ و التي يمكن من خلالها القيام بالعمليات المذكورة.لاحظ الشكل التالي.

عندما نضغط على الزر ’جديد’تظهر نافذة أخرى, ’أنواع الفواتير’ أيضاً و التي يمكن من خلالها إدخال اسم الفاتورة الجديدة المراد تعريفها و تحديد نوعها و بقية الخصائص و الخيارات الأخرى المرتبطة بها. فعلى سبيل المثال و كما يظهر في الشكل التالي, تمّت إضافة نوع فاتورة جديد باسم ’إدخال مواد إلى المستودع’ و تمّ تحديد الحسابات و القيم الإفتراضية.

فور إنشاء و تعريف نوع الفاتورة الجديد يقوم البرنامج بإدراجه في القائمة ’فواتير’ كي يتسنّى للموظفين (المستخدمين) استخدامه في ميدان العمل المحاسبي. 

من ناحية أخرى, عندما نختار أحد أنواع الفواتير , ’مرتجع شراء’ على سبيل المثال, و نضغط على الزر ’تعديل’ تظهر النافذة ’أنواع الفواتير’ و تعرض لنا نمط الفاتورة المراد تعديله.و عند الضغط على الزر ’تطبيق’ يتم حفظ التعديلات. 

يتمّ من خلال الأداة ’أنواع الأوراق التجارية’ ضمن القائمة ’تعاريف’ تعريف و تخصيص الأوراق التجارية
(شيكات,كمبيالات, فيزا كارت, ...ألخ) و التي سوف تستخدم في البرنامج, حيث بالإمكان إضافةأنواع جديدة من الأوراق التجاريّة أو تعديل الأنواع الموجودة و المعرّفة في البرنامج مسبقاً أو حتّى حذفها. فعند اختيار هذه الأداة تظهر النافذة ’أنواع الأوراق التجارية’ و التي يمكن من خلالها القيام بالعمليات المذكورة. لاحظ الشكل التالي.

عندما نضغط على الزر ’جديد’ تظهر نافذة أخرى ’أنواع الأوراق التجارية’ أيضاً  و التي يمكن من خلالها إدخال اسم الورقة الجديدة و تحديد نوعها و الحسابات الافتراضيّة المرتبطة بها. فعلى سبيل المثال و كما يظهر في الشكل التالي  تمّت إضافة نوع ورقة تجاريّة يدعى ’كمبيالة’ و تمّ تحديد الحسابات الإفتراضية المرتبطة بها.



من ناحية أخرى, عندما نختار أحد أنواع الأوراق, و نضغط على الزر ’تعديل’ تظهر النافذة ’أنواع الأوراق التجارية’ و تعرض لنا نوع الورقة المراد إجراء التعديل عليها. و عند الضغط على الزر ’تطبيق’ يتم حفظ التعديلات.

يتيح برنامج "كريستال" للشركات و المحلات التجاريّة التي تستخدمه إدارة الأقساط الماليّة بإسلوب بسيط و ميسّر, و ذلك من حيث تحديد أنواع هذه الأقساط و أوقات سدادها و قيمتها. يتمّ ذلك من خلال الأداة ’أنواع الاقساط’, ضمن القائمة ’تعاريف’, حيث يتم تعريف و تخصيص أنواع الأقساط الماليّة التي سوف تستخدم في البرنامج, كما أنّه بالإمكان إضافة أنواع جديدة من الأقساط أو تعديل الأنواع الموجودة مسبقا أو حتّى حذفها. فعند اختيار الأداة ’أنواع الاقساط’ تظهر النافذة ’أنواع الأقساط’ و التي يمكن من خلالها القيام بالعمليات المذكورة. 

عندما نضغط على الزر ’جديد’تظهر نافذة أخرى, ’أنواع الأقساط’ أيضاً و التي يمكن من خلالها إدخال اسم نوع القسط و الحساب المرتبط به. فعلى سبيل المثال و كما يظهر في الشكل التالي, تمّت إضافة نوع قسط يدعى ’القسط الشهري’ و تمّ تحديد الحسابالإفتراضي المرتبط به.

من ناحية أخرى, عندما نختار أحد أنواع الأقساط, و نضغط على الزر ’تعديل’ تظهر النافذة ’أنواع الأقساط’ و تعرض لنا نوع القسط المراد إجراء التعديل عليه.

بعد إضافة أنواع الأقساط, يقوم  محاسبي بإضافة هذه الأقساط الى قائمة الفواتير بشكل تلقائي, ضمن الأداة ’أقساط المبالغ’, كي يمكّن المستخدم من إدارة هذه الأقساط و تحديد قيمة دفعاتها و تواريخها.

تستخدم الأداة ’توزيع الارباح و الخسائر’, الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’, من أجل تحديد نسبة الأرباح و الخسائر و المكافأت و القيام بتوزيعها على حساب التوزيع (حساب الشركاء)الخاص بها.لاحظ الشكل التالي.

الشكل58– نافذة ’توزيع الارباح و الخسائر’ في البرنامج "محاسبي".

يقدّم البرنامج "كريستال" للشركات و المنشأت المستخدمة له كشفاً بحساب و حجم المصاريف و النفقات المختلفة المترتّبة عليها, مثل مصاريف الماء و الكهرباء و نفقات التدفئة و النقل ... ألخ. فعند اختيار الأداة الفرعيّة ’النفقات و المصاريف’ الموجودة ضمن الأداة ’الحسابات’ في القائمة ’تعاريف’ تظهر لنا نافذة ’النفقات و المصاريف’ و التي تحوي كافة الحسابات المرتبطة بالمصاريف و النفقات المترتّبة.

الشكل59– نافذة ’النفقات و المصاريف’ في "كريستال".

عندما نضغط على الزر ’جديد’ في نافذة ’النفقات و المصاريف’ الموضّحة بالشكل السابق تظهر نافذة أخرى صغيرة نعرّف من خلالها حساب نفقات و مصاريف جديد, لاحظ الشكل التالي.

الشكل60– تعريف حساب نفقات و مصاريف جديد في "كريستال".

وأمّا الزّر ’تعديل’, فيتيح للمستخدم تعديل اسم حساب نفقات و مصاريف معرّف مسبقا في البرنامج.

يمكّن البرنامج "كريستال" الشركات المستخدمة له من عرض و تحديد الحسابات الإفتراضية التي سوف يتم اعتمادها في البرنامج. فعند اختيار الأداة ’الحسابات الافتراضية’, ضمن القائمة ’تعاريف’, تظهر النافذة ’ثوابت الحسابات’ و التي يتم من خلالها تحديد الحسابات الثابتة (الإفتراضيّة). لاحظ الشكل التالي.

الشكل61– النافذة ’ثوابت الحسابات’ في "كريستال".

من أجل تحديد الحساب المقابل لكلّ من الحسابات الموضّحة في الشكل السابق, نقومبالنقر مرّتين متتاليتين بمؤشّر الفأرة على أحد الأقلام في ’الحساب المقابل’, و عندماتظهر نافذة ’البحث عن حساب’ نقوم بتحديد و اختيار الحساب المقابل.

يتمّ من خلال الأداة ’فئات اسعار المواد’ الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’ تعديل الأسماء البديلة لفئات أسعار المواد المعرّفة في البرنامج, (سعر المبيع العام, سعر الجملة, سعر المستهلك,...). فعند اختيار هذه الأداة تظهر النافذة ’فئات أسعار المواد’ لتعرض أسماء الفئات و الأسماء البديلة الموجودة في البرنامج. كما يظهر في الشكل التالي.

الشكل62– النافذة ’فئات أسعار المواد’ في البرنامج "كريستال".

عندما نضغط على أحد الاسماء البديلة مرّتين متتاليتن بزر الفأرة يصبح بالإمكان تغيير الاسم ثم حفظه عند الضغط على الزر ’تطبيق’ كسعر المبيع العام على سبيل المثال, تمّ تغييره ليصبح ’سعر المبيع’ فقط. كما يظهر في الشكل التالي.

الشكل63– تعديل الاسم البديل لإحدى فئات أسعار المواد في "كريستال".

يتمّ من خلال الأداة ’جمل جاهزة’, ضمن القائمة ’تعاريف’, في "كريستال" إضافة و تعريف واحدات القياس الخاصة بالمواد و التي سوف تستخدم في البرنامج.

إضافة واحدات قياس جديدة للمواد

عند اختيار الأداة الفرعية ’الواحدات’, الموجودة ضمن الأداة ’الجمل الجاهزة’ في القائمة ’تعاريف’, تظهر النافذة ’واحدات المواد’. لاحظ الشكل التالي.

الشكل64– نافذة ’واحدات المواد’ في "كريستال".

عند الضغط على الزر ’جديد’ تظهر نافذة صغيرة يمكن من خلالها إدخال اسم الواحدة الجديدة. لاحظ الشكل التالي.

الشكل65–إدخال اسم واحدة قياس مادة جديدة في "كريستال".

و من ناحية أخرى, عندما نضغط على الزر ’تعديل’ أو ’حذف’, يمكننا تعديل اسم واحدة قياس المادة  أو حذفها.

يقوم البرنامج "كريستال" بعملية إعادة ترميز الأصناف و المواد المعرّفة في البرنامج بشكل آلي بغية إصلاح الأخطاء في الرموز و إعادة ترتيبها. يتمّ ذلك من خلال الأداة ’اعادة ترميز الاصناف و المواد’ و الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’.

يمكّن البرنامج "كريستال" المستخدمين من إضافة عدد من الطابعات إلى البرنامج لاستخدامها في طباعة مختلف أنواع التقارير و السندات و القيود الماليّة. يتمّ ذلك من خلال الأداة ’طابعات الفواتير’ الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’, فعند اختيارها تظهر نافذة صغيرة, ’الطابعات’, و عندما نضغط على الزر ’جديد’ تظهر نافذة أخرى حيث يتم إدخال اسم الطابعة و تحديد مسارها. كم يظهر في الشكل التالي.

يتم من خلال الأداة ’الفترات المحاسبية’ المتوفّرة في البرنامج "كريستال"  ضمن القائمة ’تعاريف’ تعريف كافة الفترات المحاسبيّة الخاصة بالشركة المستخدمة للبرنامج. حيث يمكن تقسيم الفترة المحاسبية الرئيسيّة إلى عدّة أقسام حسب الطلب المرتبط بطبيعة العمل و من ثمّ يتم تنشيط كل فترة على حدى.

يتيح البرنامج "كريستال" للمستخدمين القيام بعملية تصدير البيانات منه إلى ملف إكسل و أمّا بالنسبة للبيانات التي يسمح بتصديرها فهي المواد (بفئاتها و مجموعاتها) و الحسابات. و يتمّ ذلك من خلال الأداة ’تصدير البيانات’ الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’ حيث تظهر النافذة ’تصدير البيانات’. لاحظ الشكل التالي.

الشكل68– نافذة تصدير البيانات في "كريستال".

عندما نضغط على إحدى علامات التبويب, ’الحسابات’ على سبيل المثال, تعرض لنا النافذة بيانات عن الحسابات الموجودة في البرنامج, و عندما نضغط على الزر ’تصدير’ يتم تصدير هذه البياناتإلى ملف إكسل, كما يظهر في الشكل التالي.

الشكل69– تصدير البيانات من البرنامج "كريستال" إلى ملف إكسل.

استيراد البيانات

يزوّدالبرنامج "محاسبي" المستخدمين بالقدرة على استيراد البيانات إليه من ملف إكسل, و يتم ذلك من خلال الأداة ’استيراد البيانات’ الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’ و عن طريق معالج استيراد البيانات من إكسل. عند اختيار الأداة ’استيراد البيانات’ تظهر النافذة ’استيراد البيانات من إكسل’ و التي تطلب من المستخدم إضافة اسم الملف المراد استيراد البيانات منه. كما يظهر في الشكل التالي.

الشكل70– نافذة استيراد البيانات من ملف إكسل.

عندما نضغط على زر البحث عن ملف الإكسل الموضّح في الشكل السابق تظهر نافذة البحث عن الملف و التي تمكّن من اختيار ملف الإكسل و إضافة اسمه إلى حقل اسم الملف. لاحظ الشكل التالي.

الشكل71– اختيار ملف الإكسل تمهيداً لإستيراد البيانات إلى "كريستال"

بعد اختيار الملف نضغط على الزر ’Open’ فتتم إضافة اسم الملف إلى حقل البيانات المخصّص, كما يظهر في الشكل التالي.

الشكل72–إضافة اسم ملف الإكسل إلى البرنامج "محاسبي" تمهيدا لاستيراد البيانات.

بعد ذلك نضغط على الزر ’التالي’ فيطلب معالج استيراد البيانات منّا تحديد صفحة البيانات المراد الاستيراد منها (فيما إذا كان ملف الإكسل يحوي اكثر من صفحة بداخله) كما و يخيّرنا في استخدام (استيراد) السطر الأول من صفحة البيانات و الذي يفضّل عدم استخدام هذا السطر. لاحظ الشكل التالي.

الشكل73– اختيار صفحة البيانات المراد الاستيراد منها .

بعد ذلك نضغط على الزر ’التالي’ مرّة أخرى, فيطلب معالج استيراد البيانات منّا تحديد أعمدة البيانات المراد استيرادها, حيث يعرض لنا ’أعمدة جدول البيانات’ الخاص بالبرنامج و ’الأعمدة المراد استخدامها’ من ملف الإكسل ليقوم المستخدم بربط هذه الأعمدة مع بعضها بشكل سهل و بديهي كما يوضّح الشكل التالي.

الشكل74– تحديد أعمدة البيانات المراد استيرادها من صفحة الإكسل.

بعد الإنتهاء من تعيين أعمدة البيانات المراد استيرادها نضغط على الزر ’بدء الاستيراد’ ليقوم معالج استيراد البيانات باستيراد البيانات المطلوبة من ملف الإكسلإلى البرنامج و يعطي إحصائيات خاصة بالعملية, كعدد أسطر البيانات المستوردة و عدد الخلايا ... ألخ. لاحظ الشكل التالي.

الشكل75– اكتمال عملية استيراد البيانات إلى البرنامج "كريستال".

و تكون بذلك قد اكتملت عملية استيراد البيانات من ملف إكسلإلى البرنامج "كريستال" 

يتمّ إدخال فاتورة شراء باستخدام الأداة 'شراء', الموجودة ضمن القائمة ’فواتير’,أو بالنقر على الأيقونة 'شراء' الموجودة على واجهة البرنامج الرئيسيّة,(لاحظ الشكل الجانبي الصغير), حيث تظهر نافذة الفاتورة.يتمّ في هذه النافذة إضافة اسم العميل,و طريقة الدفع, و المواد, و ....,أي كامل عناصر الفاتورة, و يوفّر "كريستال" محركات بحث سريعة مرتبطة بكل حقل من الحقول. فمثلا, عند إضافة المواد إلى الفاتورة, بمجرّد الضغط بالفأرة مرّتين على الحقل ’رمز المادة’ أو ’أسم المادة’ تظهر نافذة 'بحث المواد' كي تسهّل عملية إضافة اسم المادة و البيانات المرتبطة بها إلىنافذة الفاتورة. بعد إضافة المواد الى الفاتورة و عند الضغط على الزر 'حفظ'يتمّ حفظ الفاتورة في البرنامج. انظر إلى الشكلين التاليين.

الشكل77–نافذةإنشاء فاتورة شراء في "كريستال".

الشكل78– النافذة ’بحث المواد’ في البرنامج "كريستال".

كما يمكننا من خلال فاتورة الشراء إضافة الأرقام التسلسليّة لمواد الفاتورة, و يتم ذلك من خلال الضغط  بمؤشّر الفأرة مرّتين على حقل ’السيريال’ في نافذة الفاتورة قبل الحفظ, فتظهر نافذة ’الأرقام التسلسليّة’ و التي من خلالها يمكن إضافة الأرقام التسلسليّة لمواد الفاتورة. لاحظ الشكل التالي.

الشكل79–نافذةإضافةالأرقامالتسلسليّة للمواد في الفاتورة.

حيث يتم كتابة الرقم التسلسلي للمادة في حقل البيانات ثم الضغط على الزر ’إضافة سجل’ الموضّح في الشكل السابق, و إذا كان لدينا كميّة كبيرة من المادة في الفاتورةنضيف أوّل رقم سيريال ثم نضيف ( "عدد عناصر المادة باستثناء الرقم المضاف أوّلاً " و الاشارة ’+’) ونضغط على الزر ’Enter’فتضاف أرقام السيريال بعدد عناصر المادة. فعلى سبيل المثال إذا كان لدينا من المادة 10 عناصر نضيف رقم السيريال الأول (1 على سبيل المثال) ثم نضع (+ 9) و نضغط ’Enter’فتتولد أرقام السيريال أوتوماتيكياً, بعد الإنتهاء من ذلك نضغط على الزر ’موافق’. لاحظ الشكلين التاليتن.

الشكل80– إضافة رقم السيريال للمادّة الموجودة ضمن الفاتورة.

الشكل81– إضافة أرقام السيريال للمادة.

لاحظ في الشكل السابق كيف تمّت إضافة الأرقام التسلسليّة.

بعد أن ننتهي من إدخال الفاتورة و حفظها, يقوم البرنامج "كريستال" بتوليد سند لهذه الفاتورة. فعندما نضغط على الزر ’السند’, الموجود في نافذة الفاتورة, تظهر نافذة السند المرتبط بالفاتورة التي قمنا بإنشائها. لاحظ الشكل التالي.

الشكل82– نافذة سند الشراء الذي تمّ توليده لفاتورة الشراء في "كريستال".

حيث أن البرنامج "محاسبي" يقوم بتوليد سندات لكل نوع من أنواع الفواتير المدخلة, أي سند شراء لفاتورة شراء, و سند مبيع لفاتورة مبيع, و سند مرتجع شراء لفاتورة مرتجع شراء ...ألخ.

عند اختيار الأداة ’مرتجع شراء’ الموجودة ضمن القائمة ’فواتير’ أو النقر على الأيقونة ’مرتجع شراء’ الموجودة على الواجهة الرئيسيّة للبرنامج تظهر نافذة الفاتورة ’مرتجع شراء’ وهي عبارة عن فاتورة مرتجع مشتريات للمواد التي تشتريها الشركة المستخدمة للبرنامج ثم تقرر إعادتها للجهة التي تم شراء هذه المواد منها. و بذلك فهي عبارة عن فاتورة إخراج للمواد التي تحويها. و بإسلوب مماثل لإنشاء فاتورة شراء يتمّ إنشاء فاتورة ’مرتجع شراء’ في البرنامج "كريستال".

عند اختيار الأداة ’ادخال’ الموجودة ضمن القائمة ’فواتير’ تظهر نافذة الفاتورة ’ادخال’ وهي عبارة عن فاتورة يتم بواستطها إدخال المواد الى المستودعات.و بإسلوب مماثل لإنشاء فاتورة شراء, يتمّ إنشاء فاتورة ’ادخال’ في البرنامج "كريستال". و يمكن الاستفادة من هذا النمط من الفواتير في معالجة مشكلة الفروقات الجردية في أرصدة المواد في المستودعات.

عند اختيار الأداة’مناقلة’ الموجودة ضمن القائمة ’فواتير’ تظهر نافذة الفاتورة ’مناقلة’ وهي عبارة عن فاتورة يتم بواستطها نقل المواد بين المستودعات (من مستودع الى مستودع آخر) في الشركة التي تستخدم البرنامج. و بإسلوب مماثل لإنشاء فاتورة شراء, يتمّ إنشاء فاتورة ’مناقلة’ في البرنامج "كريستال". حيث أنّ هذا النوع من الفواتير له نفس خصائص و ميزات أنواع الفواتير الأخرى في "محاسبي".لاحظ الشكل التالي, حيث تم نقل مادة (اسمنت اسود على سبيل المثال) من المستودع الرئيسي الى المستودع الفرعي.

الشكل84– نافذة الفاتورة ’مناقلة’ في البرنامج "كريستال".

عند اختيار الأداة ’بضاعة أول المدة’ الموجودة ضمن القائمة ’فواتير’ تظهر نافذة الفاتورة ’بضاعة أول المدة’ وهي عبارة عن فاتورة تظهر قيمة جرد المواد (كمية المواد) في بداية الفترة المحاسبيّة. و بإسلوب مماثل لإنشاء فاتورة شراء, يتمّ إنشاء فاتورة ’بضاعة أول المدة’ في البرنامج "كريستال". لاحظ الشكل التالي.

الشكل85– نافذة الفاتورة ’بضاعة أوّل المدة’ في "كريستال".

حيث نضع في خانة حساب العميل (حـ / العميل) اسم الحساب الذي سوف ترحّل إليه هذه المواد, و هو حساب بضاعة أول المدة.

تستخدم الأداة ’تسوية جردية’ الموجودة ضمن القائمة ’فواتير’ من أجل تسوية الفروقات الجرديّة في أرصدة المواد و الناتجة عن إجراء المقارنة بين الجرد الفعلي و جرد البرنامج لهذه المواد. فعند اختيارنا للأداة تظهر النافذة ’فاتورة تسوية جردية’ و التي يمكن من خلالها تحديد المستودعات و المواد و أنماط الفواتير (فواتير الإدخال و الإخراج) و التي سوف يتم الإعتماد عليها لتسوية الفروقات في الأرصدة. لاحظ الشكل التالي الذي يحوي مثال توضيحي.

يتمّ من خلال الأداة ’اقساط المبالغ’ الموجودة ضمن القائمة ’فواتير’ إدارة الأقساط الماليّة للشركات و المنشآت التجارية من حيث قيمة هذه الأقساط و  تاريخ سدادها و عددها و الحسابات المرتبطة بها. فعند اختيار هذه الأداة تظهر لنا أنواع الأقساط التي تمّ تعريفها سابقاً من خلال الأداة ’انواع الاقساط’, الموجودة ضمن القائمة ’تعاريف’ كالقسط الشهري على سبيل المثال. لاحظ الشكل التالي.

الشكل87–الأداة ’اقساط المبالغ’ و أنواع الأقساط التي تمّت إضافتها في "كريستال".

عند اختيار ’القسط الشهري’ على سبيل المثال تظهر النافذة ’القسط الشهري’, و عندما نضغط على الزر ’جديد’ الموجود ضمن النافذة تصبح جاهزة لإدخال البيانات حول الأقساط. و بعد إدخال البيانات المطلوبة و الضغط على الزر ’حفظ’يتم إضافة القسط الى البرنامج. لاحظ الشكل التالي.

يتمّ في هذه النافذة إضافة كافة البيانات المرتبط بالقسط, كتاريخ الدفعة و قيمة االقسط (دفعة القسط) و حساب العميل المرتبط بالقسط و عدد الاقساط  مع قيمتها الاجمالية...ألخ.

عندما نختار أحد الاقساط التي تظهر في النافذة السابقة على سبيل المثال و نضغط على الزر ’تسديد,تظهر نافذة صغيرة تطلب من المستخدم إدخال تاريخ التسديد. لاحظ الشكل التالي.

الشكل89– إدخال تاريخ تسديد دفعة القسط.

عندما يتم تحديد تاريخ الدفعة و الضغط على الزر ’موافق’, يقوم البرنامج بتغيير لون الدفعة في النافذة و وضع إشارة ’مسددة’ عليها كإشارة منه على أن دفعة القسط قد تمّ تسديدها. لاحظ الشكل التالي.

من ناحية اخرى, عندما نختار دفعة القسط المسدّدة (ذات اللون الاخضر) ثمّ نضغط على الزر ’إلغاء التسديد’ يقوم البرنامج بإعادةاللون الطبيعي للدفعة في النافذة و يرفع الإشارة ’مسددة’عنها كإشارة منه على أن دفعة القسطلم يتم تسديدها بعد.

يتمّ إنشاء سند قيد افتتاحي في "كريستال" لأرصدة الحسابات باستخدام الأداة 'قيد افتتاحي' الموجودة ضمن القائمة ’سندات’ حيث تظهر النافذة ’قيد افتتاحي’ و عند الضغط على الزر 'جديد' تصبح النافذة جاهزة لإدخال بيانات القيد. بعد إضافة الحسابات و عند الضغط على الزر ’حفظ’ يتم حفظ السند في البرنامج. و ننوّه إلى أنّ عملية إضافة الحسابات إلى السند في البرنامج سهلة جدّا و مرنة و ذلك بوجود محرّك بحث عند كل حقل بيانات.

عند النقر على محرّك البحث الذي يظهر في الشكل السابق, تظهر نافذة أخرى ,’البحث عن حساب’, تسهّل عملية إضافة اسم الحساب الى السند. لاحظ الشكل التالي. 

و لابدّ من التنويه هنا الى أنّ البرنامج "كريستال" لن يقوم بحفظ سند القيد الإفتتاحي (و السندات الأخرى أيضاً) إلّا إذا كان متوازناً , (لا يوجد فرق بين الدائن و المدين في السند).